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Jeremias  Märki 12.04.2018
samuel zeller 110929 unsplash

Hybridrechnung (ZUGFeRD)

Mit einer Rechnung als physischer Brief kann ein Computer zunächst nichts anfangen. Mit einer Rechnung als PDF eigentlich auch nicht. Man kann sich das PDF höchstens anzeigen lassen. Und der Mensch gibt dann dem Buchhaltungsprogramm manuell die wichtigen Informationen ein. Im Capturing (Input Management) lässt sich das Herauslesen von Informationen aus einem PDF noch bis zu einem gewissen Grad automatisieren. Aber das hat Grenzen.

Ideal wäre ja eigentlich, dass eine eingehende Rechnung in einem Buchhaltungs- oder ERP System automatisch eingelesen und verarbeitet würde. Das wird bei EDI (Electronic Data Interchange) bereits schon verbreitet praktiziert, gerade in Umgebungen, wo häufig B2B Bestellungen automatisiert ausgelöst werden (Just-In-Time z.B. in der Autoindustrie oder im Lebensmittelhandel). Die ausgetauschten Dateien sind meist EDIFACT oder XML Dateien, welche semantisch ausgezeichnete Rohdaten enthalten. Diese können verlustfrei und automatisch interpretiert werden. Eine formatierte A4-Rechnung wird in diesem Fall gar nie erstellt. Der Inhalt ist dem Menschen so allerdings weniger direkt zugänglich.

Grafik JEM2

Bei einer A4-Rechnung z.B. im PDF Format alleine muss trotzdem das Capturing zu Hilfe genommen werden, um wenigstens die wichtigsten Informationen weitgehend automatisch zur Weiterverarbeitung auszulesen. Kombiniert man die beiden Ansätze, landen wir bei der Hybridrechnung: sie kombiniert üblicherweise eine PDF-Datei mit einer XML Datei. Und zwar wird die XML-Datei als Anhang in die PDF Datei eingebettet. Diese XML-Datei lässt sich automatisch oder manuell (z.B. im Acrobat Reader unter dem Heftklammersymbol) einfach extrahieren. Die XML-Datei, einem Standard folgend, kann dann wie bei EDI automatisch in eine Buchhaltungssoftware wie z.B. Abacus eingelesen werden. Der Mensch hat aber immer noch einfachen Zugang zur visuellen Variante des Dokuments über die Seitenansicht im PDF Viewer. Zwei Fliegen mit einer Klappe.

Der im europäischen Raum wohl bekannteste Standard bei den Hybridrechnungen ist ZUGFeRD, die Deutsche elektronische Rechnung. Dieser Standard wurde bereits von Frankreich adaptiert (unter dem Namen Factur-X) und wird zur Zeit in der Schweiz unter der Führung der GS1 Organisation auf die hiesigen Gegebenheiten getrimmt. Eine Abbildung zwischen ZUGFeRD und dem SwissDIGIN Rechnungsmodell wurde bereits vor einiger Zeit publiziert. Dem direkten Einsatz von ZUGFeRD in der Schweiz steht technisch und rechtlich nicht viel im Weg.

Die Implementierung der Hybrid-Rechnung mag für gewisse Rechnungsstellungssysteme noch nicht so einfach sein. Die erzeugende Software muss in der Lage sein, die Rohdaten in ein bestimmtes XML-Format aufzubereiten und die resultierende XML-Datei als Anhang in eine PDF/A-3 konforme PDF Datei einzubetten, zusammen mit ein paar zwingenden Metadaten. Insgesamt aber keine Hexerei in der Umsetzung. Es wird voraussichtlich noch etwas Druck aus den Rechnungen verarbeitenden Betrieben oder vom Bund an die Rechnungssteller benötigen, damit der Ansatz der Hybridrechnung sich breit etabliert.

Bei PEAX wünschen wir uns ebenfalls eine Verbreitung der Hybridrechnung, da sie uns die Ermittlung der Zahlungsinformationen abkürzen lässt. Wir müssen die PDF Dateien nicht mehr durchs Capturing schicken, welches nicht ganz unfehlbar ist, da jede Rechnung anders aussieht. Sie würde auch den Einsatz von PEAX als elektronischer Briefkasten im Business-Umfeld interessanter machen, da wir solche Hybridrechnungen so digital und verlustfrei an den Empfänger weiterleiten können. Die Hybridrechnung ist also nicht nur im B2B und B2G Bereich interessant, sondern auch im B2C. Die Hybridrechnung kann damit auch zu einer echten Anbieter-unabhängigen und kostengünstigen E-Rechnung werden, die über beliebige elektronische Kanäle übermittelt werden kann.