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Marc Pfister 9.01.2019
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Digitale Verträge: Goes & No-Goes

Auch wenn manche Juristen gerne etwas länger am traditionellen Papier festhalten, macht die Digitalisierung  vor dem Vertragsmanagement nicht halt. In den folgenden Zeilen werden die wichtigsten Punkte zu Verträgen in digitaler Form aus rechtlicher Sicht kurz beleuchtet.

Zunächst ist festzuhalten, dass die überwiegende Mehrheit aller Verträge gemäss Art. 11 Abs. 1 OR keiner besonderer Form bedürfen und deshalb auch als digitales Dokument gültig abgeschlossen werden können. In diesen Fällen stellt sich einzig die Frage nach der Beweiskraft dieser Dokumente im Streitfall.

In einigen Ausnahmen sieht das Gesetz aber Formvorschriften für Verträge vor, welche zwingend zu beachten sind. Häufig wird dabei die sogenannte einfache Schriftlichkeit gemäss Art. 12ff OR verlangt. Dies bedeutet zum einen, dass der Vertrag schriftlich niedergeschrieben werden muss – was auch digital erfolgen kann –, und zum anderen, dass alle Parteien, die durch den Vertrag verpflichtet werden sollen, diesen unterzeichnen müssen (Art. 13 OR). Per 1. Januar 2017 wurde mit Art. 14 Abs. 2bis OR die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Eine qualifizierte elektronische Signatur muss dabei über eine anerkannte Anbieterin für Zertifizierungsdienste gemäss ZertES erfolgen. Es ist damit möglich, Verträge auch mit Schriftlichkeitserfordernis digital rechtsgültig abzuschliessen. Es ist dabei aber darauf zu achten, dass der gesamte Prozess durchgehend digital erfolgt, bis hin zur rechtssicheren Archivierung. Etwas anders sieht es in Fällen aus, für die das Gesetz die sogenannt qualifizierte Schriftlichkeit verlangt. Dabei handelt es sich stets um ein qualifizierendes Merkmal, welches zur einfachen Schriftlichkeit hinzutritt. Beispielsweise verlangt das Gesetz bei Testamenten für das ganze Dokument (Art. 505 ZGB) sowie bei manchen Bürgschaften für den Haftungsbetrag (Art. 493 Abs. 2 OR) die Handschriftlichkeit, weshalb in diesen Fällen die physische Erstellung mit anschliessender Digitalisierung den einzigen gangbaren Weg darstellt.

Allgemein gilt, dass die Beweiskraft von digitalen Dokumenten ohne elektronische Signaturen einfach in Zweifel gezogen werden kann. Vertragspartner können deshalb ausdrücklich oder konkludent ein vertragliches Formerfordernis vereinbaren. Hier gelten die Ausführungen zur einfachen Schriftlichkeit analog, soweit keine darüberhinausgehenden Formvorschriften vereinbart werden.

Die Frage der Beweiskraft stellt sich aber insbesondere auch bei der Digitalisierung der bereits abgeschlossenen, ausgedruckten Verträge zu Archivierungszwecken. Es macht durchaus Sinn, ausgedruckte und handschriftlich unterzeichnete Verträge für die Archivierung zu digitalisieren. Nicht nur können sich bei ersetzendem Scanning deutliche Platzersparnisse ergeben, durch geeignete Tools wird auch die Verwaltung der Verträge (beispielsweise die Beachtung von Fristen) oder die Suche nach bestimmten Inhalten vereinfacht. Dazu ist aber ein leistungsfähiges Capturing-Verfahren notwendig, das die entsprechenden Informationen aus den digitalisierten Dokumenten herausliest und digital verwendbar macht.

Ein solches Verfahren bietet PEAX mit ihrem Input Management Service an. Für die Sicherstellung der Beweiskraft der digitalisierten Dokumente ist zu gewährleisten, dass nachgewiesen werden kann, dass die digitale Kopie den Inhalt des ausgedruckten Originals unverfälscht wiedergibt. Dann ist auch das digitale Dokument im Streitfall beweiskräftig (Art. 178 ZPO und Art. 192 Abs. 2 StPO). Dieser Nachweis gelingt durch ein standardisiertes, dokumentiertes und entsprechend zertifiziertes Verfahren der Digitalisierung (Scannen, Capturing und Archivierung). Zudem hilft die Durchführung der Digitalisierung durch einen Dritten, allfällige Manipulationsvorwürfe einer Gegenpartei zu entkräften, da der Dritte kein Interesse an einer unpräzisen oder falschen Wiedergabe der Originaldokumente haben dürfte. In Ausnahmefällen können allerdings die physischen Eigenschaften bzw. das physische Bestehen einer Urkunde beweisdienlich sein, in diesen Fällen könnte die digitalisierte Kopie diesen Beweis nicht erbringen und das physische Original muss weiterhin aufbewahrt werden.

Dem digitalen Abschluss von Verträgen steht von Gesetzesseite also nichts im Wege und für die Digitalisierung bestehender Verträge bietet PEAX mit dem PEAX Input Management Service die perfekte Lösung, um ein sicheres und zukunftsorientiertes Vertragsmanagement zu ermöglichen.

Verfasser: Marc Pfister, Legal Consultant PEAX AG